Приложение для оформление письма

Образец письма с приложением документов – СИЗ, нормы, инструкции

Приложение для оформление письма

ДокументОбразец письма с приложением документов

Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.

), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Оформление приложений к документам по всем правилам

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

  • сопроводительное письмо и приложение к нему;
  • основной документ и приложение связаны содержанием:
    • договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
    • приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
    • приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.

В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом.

Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя.

В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

[attention type=yellow]

Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт).

[/attention]

И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

  1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например, если документ-приложение назван в тексте:

Приложение: в 1 экз.

Приложение:1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

или если документ-приложение не назван в тексте:

Приложение: Каталог запасных частей к стиральным машинам Samsung в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Источник: https://legion-development.ru/dokument/obrazec-pisma-s-prilozheniem-dokumentov.html

Сопроводительные письма к документам: принципы составления и маленькие хитрости

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

  1. Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
  2. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
  3. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

  • при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
  • при уточнении налоговой декларации;
  • при подаче иска в арбитражный суд;
  • при обращении в банк (в некоторых случаях).

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Зачем нужно письмо государственным служащим?

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней.

При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек).

В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

Структура и реквизиты

Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения.

Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера.

Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

Структура такова:

  • наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
  • ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
  • в содержательной части следует обращение к адресату;
  • затем – список приложений;
  • в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

Полный список реквизитов выглядит так:

  • наименование вашей организации (полное и сокращённое);
  • справочные данные о фирме;
  • код организации;
  • ОГРН/ИНН;
  • регистрационный номер письма;
  • сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
  • дата;
  • заголовок;
  • подпись;
  • отметки об исполнителе и наличии приложений.

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными.

Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме.

Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Источник: http://rossiz.ru/obrazets-pisma-s-prilozheniem-dokumentov/

Оформление приложений к письму по госту пример

Приложение для оформление письма

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.

Оформляем письма по госту

Важно Оформление реквизита «адресат» служебного письмаПисьмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств.

Несколько примеров указания адресата: Генеральному директоруОАО «Горящий фитиль»В.А.
Внимание Великолукскому ОАО «Горящий фитиль»Юридический отдел с почтовым адресом ОАО «Горящий фитиль»ул. Трудная, д. 45,г.

Орел, 385001 Тундрикову Г.П.ул. Легкая, д.
127, кв. 365,г.

Мурманск, 628021 Оформление реквизита «дата» служебного письмаПосле подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04. или 18 апреля г.

Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Некоторые тонкости оформления приложений

При оформлении приложения учтите следующие моменты. Инструкция 1 В документе должны быть поименованы все приложения. 2 На самом приложении укажите: приложение №, указываем его порядковый номер, дату заключения, а также к какому документу является приложением.

3 Связь между приложением и основным документом обеспечивается одинаковым наименованием сторон. 4 Все приложения к договору должны содержать подписи уполномоченных лиц и печати. 5 Документ и приложения к нему сброшюруйте, страницы пронумеруйте и укажите их количество.

Обратите внимание При отсутствии приложения, когда в нем определены существенные условия договора, договор может быть признан не заключенным.

Как правильно оформить приложение к письму

Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают.

Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см.

Пример 1.

Как оформить приложение к документу

Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11).

Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне. Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует.

Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.

[attention type=red]

Фрагмент документаОрганизационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.

[/attention]

30-2003 Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Загадки в оформлении приложений

Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов.

Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано. Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа.

Приложения к документам

Полезный совет Будьте внимательны и прикладывайте поясняющие документы в строгом соответствии с порядком нумерации приведенном в основном документе. Источники:

  • как правильно оформить приложение

Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ. Приложения, на которые имеются ссылки в тексте документа, являются его неотъемлемой частью. Оформить приложение к договору или иному документу (положению, приказу) имеет смысл, когда:- Прилагаемый документ слишком объемный и включать все его условия в документ нецелесообразно.

Например, в качестве приложения можно оформить техническую документацию. — Предусмотрен длительный срок действия документа. Его содержание может уточняться путем оформления приложений к нему. При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться.

Служебное письмо (образец)

Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.
Правила оформления Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты: 1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке.

Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия. 2. Документ должен содержать определенные реквизиты: 2.1. Информация о получателе и отправителе. 2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации. 2.3.

Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него. 2.4. Заголовок.
Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству: Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10). или в приказе по основной деятельности: ПРИКАЗЫВАЮ 1. … 2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

или в договоре подряда: 3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора. Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе.

Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым.

Утвердить Положения: — об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1); — о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2); — об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3); — о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4); … На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме: Приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении: Приложение 1 к договору купли-продажи сырой нефти от 5 июля 2005 г.

Источник: http://advocatus54.ru/oformlenie-prilozhenij-k-pismu-po-gostu-primer/

Как сделать письмо для E-mail рассылки на онлайн-конструкторе Wilda

Приложение для оформление письма

Все мы пользуемся электронной почтой, и часто получаем красивые оформленные электронные письма, содержащие не просто текст, а еще изображения, логотипы, цветные фоны и другие элементы дизайна.
Оформить такое письмо можно двумя способами:

  1. Создав html версию письма
  2. Отправив цельное изображение в теле письма.

Остановимся на каждом варианте подробнее чуть ниже, а пока давайте разберемся, что такое Html письмо, и в чем особенности его оформления.

Что такое Html письмо?

Html письмо – это письмо, созданное на языке Html (также, как и сайты в интернете). Если у вас нет достаточных навыков, то самостоятельно создать такое письмо у вас не получится.

Для этого вам потребуется помощь профессионального верстальщика, который создаст такое письмо с помощью материалов, предоставленных ему вами: тексты, изображения, структура письма.

После создания html письма вам понадобится специальное программное обеспечение для рассылки его адресатам.

[attention type=green]

Существует достаточно много сервисов, позволяющих самостоятельно создать электронное письмо с помощью готовых шаблонов или используя конструкторы Html писем, а затем отправить его.

[/attention]

Минусом этого подхода может стать некорректное отображение вашего письма у некоторых получателей, так как при создании письма может генериться лишний код, либо шаблоны недостаточно хорошо адаптированы под различные почтовые клиенты – программы, собирающие и отправляющие почту, такие как Mail, Yandex, Gmail, Rambler, Outlook,Thunderbird или The Bat.

Та же самая проблема существует и с отображением Html писем на мобильных устройствах. Ведь, по сути, рассылка и есть почти полноценная страница сайта, которая должна быть адаптирована под различные устройства.

Помимо этого, при создании рассылки требуется учитывать ограничения по использованию номенклатуры шрифтов, так как если на компьютере вашего получателя не установлен шрифт, выбранный вами для оформления письма, то он заменится на один из общеупотребительных шрифтов, например, Arial, и ваша дизайнерская задумка может не состояться!

Вывод: Как вы видите, создать Html рассылку не так просто, и вам не обойтись без помощи профессионального верстальшика или специального программного обеспечения, что, однако, не гарантирует одинаковое отображение на всех устройствах.

Чем Wilda может вам помочь?

На конструкторе Wilda вы можете:

Создать рассылку в виде изображения и вставить в тело письма

Для этого при создании нового документа выберите тип «E-mail рассылка» или воспользуйтесь подходящим шаблоном. Ширина документа будет 700 px – рекомендуемое значение для успешного отображения письма на мобильных устройствах, а высоту вы можете регулировать в зависимости от контента. После окончания редактирования просто сохраните ваше письмо в виде Jpeg файла.

Изображение, созданное на онлайн-конструкторе Wilda.

Процесс создания E-mail письма со вставкой изображения.

Такой способ создания писем будет удобен, если:

  • вам необходимо отправлять небольшие информационные письма высотой в один экран: открытки и поздравления, информацию о смене адреса, офиса, баннер о старте продаж продукта или услуги и т.д.
  • у вас одна ссылка в письме. В любом почтовом клиенте можно прикрепить одну ссылку к вашему изображению. Однако, в случае необходимости вы всегда сможете добавить к изображению любой текст, в котором также могут быть ссылки!
  • у вас небольшое количество адресатов. Например, у Вас база из 100 клиентов, и вы хотите красиво поздравить их с праздником. Вам нет смысла заказывать дорогостоящую рассылку. Просто создайте поздравительную открытку и вложите в тело письма! При этом, вы можете пользоваться бесплатными почтовыми клиентами на Google, Яндекс или Mail, у которых лимиты на отправку составляют до 400 писем в сутки, чего вполне достаточно для большинства случаев;
  • вам нужна скорость. Создать рассылку на основании шаблонов очень быстро. Вы просто меняете изображения и тексты в шаблон на собственные, скачиваете файл в формате Jpeg и вставляете в тело письма;
  • у вас минимальный бюджет. В данном случае вы оплачиваете только услуги конструктора по скачиванию документа;
  • у вас сложный для верстки дизайн, либо вы хотите использовать креативные дизайнерские или фирменные шрифты, так как для обычных Html рассылок набор шрифтов четко регламентирован и ограничен.

Помимо этого, благодаря такой услуге, как Публикация, у вашего письма будет веб-версия. Она служит для того, чтобы получатели, у которых не отобразилось изображение, могли перейти на его электронную версию и ознакомится с содержимым. Образец веб-версии письма.

Для создания веб-версии письма вам достаточно просто опубликовать ваш макет на сайте Wilda, и у него появится собственный адрес в сети.

Создать макет письма для последующей верстки в Html

Если обстоятельства требуют от вас создания Html письма, то с помощью конструктора Wilda вы можете создать макет письма для того, чтобы специалистам было проще понять, что вам необходимо. Вместе с макетом вам останется только передать специалисту исходники изображений и ждать результата!

Подробнее об оформлении электронных писем читайте в статье Как создать письмо для E-mail рассылки.

Создать элементы для Html рассылки

В любом Html письме есть необходимый набор элементов: шапка, подвал, фон или изображения. С помощью онлайн-конструктора Wilda вы можете создавать или редактировать эти элементы, сохраняя каждый в отдельности в виде файла Jpeg. Для этого в конструкторе предусмотрено создание документов любых размеров.

Уточните у вашего специалиста необходимые требования к элементам и создайте их на конструкторе. Вы легко справитесь с этой задачей, особенно если уже создавали для себя какие-нибудь документы. При этом в конструкторе уже будут храниться ваши логотипы, изображения, фирменные цвета и т.д.

Резюмируя все вышесказанное, конструктор Wilda будет, несомненно, полезен всем, кому необходимо создать красивую и эффектную E-mail рассылку.

Источник: https://wilda.ru/kak-sdelat-pismo-dlya-e-mail-rassylki-na-onlayn-konstruktore-wilda

Как создать макет письма без дизайнера

Приложение для оформление письма

Советы Все, что вам надо знать о дизайне писем

Мы уверены, что каждый должен делать свою работу: дизайнер — макет рассылки, верстальщик — верстку, email-маркетолог — стратегию и управление. Но если нет подходящего ресурса, все приходится делать самому.

Бывает так, что нужен макет письма, за которое не будет стыдно, а дизайнера нет под рукой. Для таких случаев мы написали небольшое руководство.

Даже если ваш дизайнер всегда на связи, важно знать элементарные основы и требования почтовых провайдеров:

  1. чтобы письмо хорошо выглядело на всех устройствах и все функции работали;
  2. чтобы верстальщик не отказался его верстать;
  3. чтобы составить ТЗ дизайнеру (если он есть) и проконтролировать результат.

Для удобства мы разделили статью на 2 части: базовые понятия и сборка письма. Начнем с базы.

Размер письма

600 пикселей — оптимальная ширина письма. Именно такую рекомендуют почтовики. Если письмо шире — на некоторых устройствах появится горизонтальная полоса прокрутки. При этом длина письма и размер фона может быть любым.

Если делаете макет в Photoshop, то можно сразу создать документ с шириной 600 px.

Задаем размеры документа в Photoshop

Классическое письмо состоит из прехедера, шапки, тела и футера. Отдельными элементами являются границы и фон.

Структура классического письма

Шапка и подвал — устойчивые структуры, они редко меняются от письма к письму. Прехедер занимает пару строк и не всегда нужен. Поэтому основные изменения касаются тела письма.

Модули

Письма верстают таблицами. Поэтому каждый элемент занимает участок в виде прямоугольника или квадрата. Эти модули не пересекаются и редко накладываются друг на друга. Их наполнение может быть разным: текст, изображение, кнопка, GIF-анимация, ссылка.

Покажем на примере.

Модульная структура письма

Модули располагают в одну или несколько колонок. В теле письма количество колонок может меняться: одна колонка может смениться двумя-тремя. Чтобы письмо было проще адаптировать под мобильные устройства, обычно используют 1–2 колонки.

Шрифты

В email-рассылках используют набор «безопасных» шрифтов, которые отображаются во всех браузерах и почтовых приложениях.

Безопасные шрифты

Если текст слишком мелкий, пользователи будут увеличивать письмо. Например, в устройствах под iOS 6–7 минимальный размер шрифта 13 px. Если в рассылке есть текст меньше, то система его автоматически увеличит до этого размера.

В рассылки часто приходится вставлять нестандартные шрифты, которые не относятся к «безопасным». Их используют для заголовков, подзаголовков и логотипов. Вставить нестандартный шрифт можно двумя способами:

  • наложить его на какое-то изображение, чтобы он стал его частью;
  • сделать из нестандартного шрифта отдельную картинку, которую можно было бы распилить для адаптации под мобильные.

Нестандартные шрифты нужно использовать ограниченно. Письмо из нестандартных шрифтов — это письмо из картинок. А такие сообщения часто попадают в спам-фильтры почтовых служб и блокируются.

Расстояние между объектами

Между буквами, строками и блоками нужно соблюдать отступы. Если этого не делать, они слипаются между собой или, наоборот, выглядят разобщенными.

Междустрочные интервалы заголовка и текста практически совпадают. Они слипаются. Пропадает ощущение контраста

Решить проблему можно двумя способами: увеличить расстояние между заголовком и текстом или сократить междустрочный интервал в абзаце.

Теперь заголовок и текст контрастируют

Расстояние между буквами определяет шрифт, расстояние между строками — интерлиньяж, а расстояние между блоками — отступы.

Чтобы эти элементы дизайна не «слипались», расстояние всегда должно увеличиваться при переходе на более высокий уровень (от букв к строкам, от строк к блокам и т.д.). В бюро Горбунова это называют правилом «внутреннего и внешнего».

Чтобы создать контрастность и повысить выразительность отдельных объектов, внешнее всегда должно быть больше внутреннего.

Совет Артема Горбунова о внутреннем и внешнем

Артемий Лебедев. Теория близости

Фирменный дизайн

Мы понимаем от кого письмо, если просто посмотрим на иллюстрации или прочтем несколько абзацев текста. Такой эффект возникает благодаря фирменному дизайну. Его суть заключается в том, что в письме используется одна и та же цветовая палитра, шрифты и стиль повествования. Часто дизайн рассылки переплетается с дизайном сайта — так они воспринимаются, как одно целое.

Пример LinguaLeo. Вот рассылка:

Одна цветовая гамма, один и тот же шрифт, похожие макеты. Единый стиль — круто

Дизайн рассылки обычно создают с учетом брендбука компании. Если его нет, то оценивают стиль сайта: какой шрифт использован для набора, какие цвета преобладают, есть ли у компании логотип. На основе этой информации можно создать фирменный дизайн.

Запрещенные элементы

Из-за особенностей верстки и ограничений отдельных почтовых приложений в письмах работают не все элементы дизайна. Почта не поддерживает:

  • JavaScript;
  • flash-анимацию;
  • CSS-анимацию;
  • видео;
  • формы;
  • эффекты наведения — изменение свойств объекта при наведении мыши (псевдокласс :hover);
  • эффекты параллакса.

Вставлять эти функции и объекты в макет письма не надо — они не отобразятся у пользователей.

Мы познакомились с основными понятиями в дизайне email. Пришло время собрать макет.

Часть 2. Собираем письмо

Предположим, нам нужно сделать макет письма для портала GuitarPlay.com. Этот сервис помогает с поиском людей в музыкальную группу, арендой репетиционных баз и организацией концертов. У портала есть сайт и блог.

Решаем, что будет внутри письма

Это дайджест, полноценная статья или каталог? Каждый формат предполагает свой дизайн.

Дайджест Нетологии. Цель — рассказать, что произошло на сайте и в блоге за неделю:

Письмо-статья от Мегаплана. Основной упор на текст и авторские иллюстрации.

Письмо-каталог от PitchShop. Упор на визуальную составляющую — покупатель видит товар, кликает на него и покупает.

Наша задача — кратко описать, что нового случилось в блоге и на сайте сервиса. Значит, делаем письмо-дайджест.

Рисуем прототип

Прототип нужен, чтобы продумать количество колонок, взаимоотношения между блоками и получить общее представление о макете. Такие «черновики» часто используют, чтобы показать клиенту концепцию страницы. Сделать прототип можно в Photoshop, Balsamiq или Axure. А можно нарисовать от руки.

Прототип письма для GuitarPlay.com на бумаге и в Photoshop

Макет делаем в фотошопе. Вы можете выбрать любой аналогичный сервис. Из-за того, что сервиса GuitarPlay.com не существует, можем придумывать все, что захотим. Начнем с прехедера и шапки.

Прехедер и шапка письма

В названии использован декоративный шрифт. Его можно объединить вместе с логотипом в единое изображение.

[attention type=yellow]

Перехожу к телу письма. Для текста я выбрал безопасный шрифт Sans Serif. Модуль под абзацем «Как взять баррэ?» — это картинка с наложенным сверху значком . Сюда нужно вшить ссылку на видео.

[/attention] Предварительный дизайн тела письма

В теле есть проблемы с отступами. Например, здесь название не может определиться, к чему оно больше тяготит — к изображению или тексту:

Расстояние до изображения и текста практически одинаковое

Подвинем название ближе к тексту.

Теперь понятно, к чему относится название

Проделал тоже самое с остальными интервалами:

Заголовки теперь дружат с текстом

Чтобы еще больше разделить модули, можно добавить горизонтальные линии. Вот конечный вариант письма с подвалом:

Основную часть закончили. Теперь нужно проверить, все ли элементы дизайна можно перенести на языки разметки. Мы подготовили чек-лист с 20 правилами подготовки макета письма к верстке. В него надо заглянуть, прежде чем отдать макет верстальщику или начать верстать письмо самостоятельно.

Запомнить

  1. Максимальная ширина письма — 600 px. На длину ограничений нет.
  2. Письмо состоит из прехедера, шапки, тела и подвала. В них находятся модули, которые не пересекаются и не накладываются друг на друга.
  3. Для основного текста рассылки нужно выбирать «безопасный» шрифт.

    Декоративные шрифты переводим в изображения и потом добавляем в письмо.

  4. Буквы, строки и отдельные модули не должны слипаться между собой. Чтобы такого не случалось, пользуемся правилом внутреннего и внешнего.
  5. У большинства рассылок есть фирменный дизайн.

    Для этого дизайнеры используют одни и те же шрифты, цвета и структуру во всех письмах.

  6. Почтовые приложения не отобразят Flash-объекты и видео. Прежде чем вставить что-то новое, убедитесь, что почта это поддерживает.

  7. При создании макета можно опираться на алгоритм: определить цель письма → нарисовать прототип → создать окончательный макет → проверить по чек-листу.

“>

Источник: https://www.unisender.com/ru/blog/sovety/kak-sozdat-maket-pisma-bez-dizaynera

Оформление приложений к документам | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Приложение для оформление письма

Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.

), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Приложение к письму оформление образец

Приложение для оформление письма

Если говорить о первом варианте, когда объединение основного документа и приложений обусловлено необходимостью пересылки документов, имеющих самостоятельный характер и ни по смыслу, ни по содержанию не связанных друг с другом, дополнительные отметки и реквизиты на них не проставляются.

Это объясняется самостоятельным характером каждого документа и не зависит от того, являются они проектами или окончательно оформленными документами.

Поэтому отметка о наличии приложений, являющаяся специальным реквизитом, содержащим информацию о приложениях, проставляется в сопроводительном письме.

Отметка в сопроводительном письме оформляется и проставляется по правилам, установленным Стандартом.

В Стандарте предусматривается несколько вариантов оформления отметки и наличии приложений, но очень часто в практической работе приходится сталкиваться с ситуациями, которые в нем просто не предусмотрены.

Переписка сторон

По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем:

  1. коммерческие письма, направляемые сторонним организациям.
  2. в адрес структурных подразделений;
  3. в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов власти и органов власти субъектов федерации;

На нашем предприятии внедрена система электронного документооборота (СЭД).

В соответствии с «Регламентом организации документооборота» ­переписка между генеральной дирекцией и филиалами осуществляется только средствами СЭД.

Переписка с внешними организациями проходит все стадии подготовки писем в СЭД, кроме отправки подлинника, который направляется почтой, факсимильной связью и другими средствами связи.

Стадии обработки исходящих писем описаны на нашем предприятии в специальном разделе «Исходящие документы» в рамках «Регламента работы в системе электронного документооборота».

Совет 1: Как оформить приложения к документу

Источники:

    как правильно оформить приложение Совет 2: Как оформлять приложение Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ. Его содержание может уточняться путем оформления приложений к нему.

    При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться.

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Хотите предложить сотрудничество?

Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие?

Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу. Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель.

Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны.

«Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Шпаргалка делопроизводителя

Оформление делового письма Правильное написание делового письма — это искусство.

Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма.

  1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.
  2. Согласно бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

  3. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,
  4. Генеральному директору ООО «Конфети» Меньшову А. И. то далее идет обращение: Уважаемый Александр Иванович! Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов: В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем… или ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

  5. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.
  • Излагаем цель написания письма.
  • Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

  • Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.
  • Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

  • Подводим итоги.
  • Ждем Вашего ответа!

  • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру.

Ю. Уважаемый Александр Юрьевич! Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант.

Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа! Приложение: Презентация программы в эл.виде Директор Подпись К.С.Смольников Петров Иван Васильевич 200-23-23 Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

Это касается соболезнований и поздравлений. Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную.

Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание.

Стилистика. Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. 2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45», после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя.

Правила оформления делового письма

Этот реквизит присутствует только на бланке для писем.

Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы уч­реждения с корреспонденцией. При ссылке навходящий документ слова «наш», «ваш», упот­реблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита: На № от Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма.

Вид этого реквизита в письме должен быть следу­ющим: «На № 4520/144 от 17.05.2000». Адресат — наименование и адрес получателя письма (наиме­нование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется пись­мо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма.

Источник: http://rusdolgi.ru/prilozhenie-k-pismu-oformlenie-obrazec-29860/

Нормы права
Добавить комментарий