Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  • трудовой договор;
  • приказы о приеме на работу и других событиях;
  • анкету сотрудника;
  • обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».

Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

Вместе с тем в Законе N 402-ФЗ указано, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Так, например, расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) и платежная ведомость (форма N Т-53) введены действующем Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных.

Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.
Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Важно Скачайте материалы по теме: В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ.
К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения.
Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Позиция Арбитражного суда Ростовской области Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов.

Возник спор. можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника

По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.

2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

Внимание Доброго дня!Кадровики помогите, пжл-та, разобраться с копиями документов в личном деле.На просторах интернета прочитала, что за хранении копии паспорта в личном деле будут штрафовать, размер штрафа-50000,00.Чтобы избежать штрафа, нужно хранить копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали.

Даже нельзя хранить справки о рождении ребенка, если уже выплатили пособие.У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.Получается в личных делах нельзя хранить копии документов?Спасибо.

По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.

2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит информацию, позволяющую однозначно сделать вывод не только об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

[attention type=yellow]

Своей волей и в своих интересах выражаю согласие на осуществление Работодателем(оператором) любых действий в отношении моих персональных данных, которые необходимыили желаемы для достижения указанных целей, в том числе выражаю согласие на обработку без ограничения моих персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление,хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в т.

[/attention]

ч.

Источник: http://adler-group.ru/nelzya-hranit-kopiyu-pasporta-v-lichnom-dele/

Копия паспорта в личном деле

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Обычно в данный перечень включают: В период работы досье пополняют: При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении. Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Такое досье — документ длительного хранения.

Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.)

Роструд запретил хранить копии паспортов в личном деле работника?

Почему?

Скорее, уточнил условия хранения, но не запретил. Это значит, что работодателю достаточно сверить документы, хранить же их копии не обязательно.

Другое дело, что не все берущие считают нужным информировать и разъяснить- для чего, а обязаны.

Попросту говоря, пахнет бюрократией и снятием с себя ответственности.

Роструд разрешил хранить персональные данные работника, только при условии его согласия на их обработку.

Правовые источники: ст 24 Конституция РФ, ФЗ 152, ст 86 ТК РФ.

Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

От редакции Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

[attention type=red]

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст.

[/attention]

Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  1. обязательно трудовую книжку.
  2. трудовой договор;
  3. анкету сотрудника;
  4. приказы о приеме на работу и других событиях;

Поэтому,

Должна ли быть копия паспорта в личном деле работника

Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях.

Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Также согласно п. 2 ч. 1 ст. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

Личное дело сотрудника

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Согласно ст.

Налоги и Право

  • Для удобства кадровой работы, в том числе для оформления командировок, доверенностей на сотрудников в личном деле сотрудников хранятся копии российского и заграничного паспорта. Можно ли хранить данные документы в личном деле сотрудника? Нужно ли согласие сотрудника на это?

Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспорта сотрудника в личном деле.

При этом требуется согласие сотрудника на хранение таких данных.

Копия паспорта относится к персональным данным.

К персональным данным работника, получаемым работодателем и подлежащим хранению у работодателя в порядке, предусмотренном действующим законодательством относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников: — паспортные данные работника; — копия страхового Свидетельства

Копия паспорта в личном деле работника

При этом требуется согласие сотрудника на хранение таких. расписывается в том, что ознакомился с техникой безопасности, ПВТР итд. ну и конечно трудовой договор и все заявления (о переводах) и дополнительные соглашения.

итд. аттестац.листы еще могут быть, представления. Все, что важно:) А что где что хранить, так для этого есть документ, в котором расписано про сроки хранения.

Таким образом, хранение паспортных данных подпадает под обработку персональных данных, а следовательно, требует согласия субъекта персональных данных на обработку его данных.

При заключении с физическим лицом ГПД нужно ли получать у него согласие на обработку персональных данных.

Источник: http://152-zakon.ru/kopija-pasporta-v-lichnom-dele-12444/

Как изъять копию диплома из личного дела роскомнадзор

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

И конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. Довод общества о том, что оно использует фотографии, прикрепленные скрепками к карточкам Т-2 для идентификации работников судом апелляционной инстанции отклоняется, поскольку такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

Кроме того, использование фотоизображения работника для его идентификации согласно ч. 1 ст. 11 Федерального закона «О персональных данных» является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных.

Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Важно Разберемся, какие есть ограничения и нужно ли проставлять на документах с персональными данными специальные грифы. Пояснение 3. Работодатель нарушает закон, если собирает и хранит лишние данные о сотрудниках.

Роскомнадзор может обязать компанию устранить нарушение, а с 1 июля 2017 года – объявить предупреждение или оштрафовать.
Внимание За это нарушение закон предусматривает наказание в виде предупреждения или штрафа.

Для должностных лиц штраф может составить от 5000 до 10 000 рублей, для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ). Работодатель вправе собирать только те данные о сотруднике, которые нужны, чтобы исполнять трудовой договор или закон.

Нельзя обрабатывать лишнюю информацию «на всякий случай» (п. 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Установить личность соискателя при приеме на работу можно, если он предъявит паспорт (ст. 65 ТК РФ).

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.

Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ: При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд.
Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет.

За персональные данные теперь штрафуют строже. что важно проверить

Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи).

Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется.
В частности, п. 5 ч. 1 ст.

6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст.

Как можно изъять документ из своего личного дела, не нарушая закон?

Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.В соответствии с ч. 1 ст.

404

ТК РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Статья 65 ТК РФ не определяет перечень персональных данных, которые должны храниться и обрабатываться работодателем в процессе трудовой деятельности работника. Указанная статья определяет перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора.

Федерального закона от 27.07.

2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников.

В том числе можно запросить у работника информацию о его близких родственниках (п. 2 Разъяснений).

Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется.

В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст.

Источник: http://law-uradres.ru/kak-izyat-kopiyu-diploma-iz-lichnogo-dela-roskomnadzor/

О хранении копии паспорта в отделах кадров

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

Все возможные нарушения невозможно изложить в данной статье, но мы надеемся, что она поможет вам избежать основные.

Еще важно понимать, что сотрудники Роскомнадзора РФ (его территориальных органов) при проведении проверки не будут досконально изучать ваши локальные документы, часто они вообще не уделяют им внимание – есть — хорошо (если нет, то плохо).

Сотрудники Роскомнадзора РФ (его территориальных органов), как большие профессионалы, поступают правильно, ведь намного важнее не наличие красивых документов, а законность обработки тех или иных персональных данных.

И в подтверждение наших доводов видно, что почти все основные нарушения вообще не связаны с комплектом ваших внутренних документов. Вы пригласили специалистов, они сделали вам комплект документов, поставили средства защиты и ушли, оставив вас один на один со всеми проблемами.

Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов и дипломов?

  • Темы:
  • Кадровое делопроизводство и документы
  • Ответственность за нарушение трудового законодательства
  • Персональные данные
  • Трудовое законодательство
  • Обучение для кадровиков

Обычная практика кадровиков – хранить копии документов сотрудника в личном деле – теперь может закончиться для компании штрафом 50 000 руб. Обычная практика кадровиков – хранить копии документов сотрудника в личном деле – теперь может закончиться для компании штрафом 50 000 руб.

Кадровика обвинят в том, что он собирает лишние персональные данные. По общему правилу копировать документы и подшивать в личное дело не нужно.
Копируйте документы, только если это необходимо, чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации: пособия, путевки и пр. В некоторых случаях копию должен предоставить сам сотрудник.

Основные нарушения при обработке персональных данных работника

Таким образом, никакого предельного срока хранения персональных данных уволенных сотрудников в электронных системах не предусмотрено.

Но при этом нужно понимать, что работодателю нужны не все персональные данные об уволенных сотрудниках (например, после увольнения нет необходимости обрабатывать персональные данные о составе семьи, наличии того или иного образования у сотрудника и т.д.).

И совершенно нет никакой необходимости хранить копии паспортов, военных билетов уволенных сотрудников. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Правовая база: ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 марта 2014 г.

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе: председательствующего судьи Смотровой Н.Н. судей М.В.

Можно ли хранить копии документов работника, содержащие персональные данные, в его личном деле? | Юрист Помог

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

Популярные вопросы Кроме того, даю согласие на обработку персональных данных (в том числе, биометрических) моего несовершеннолетнего ребенка, Кондратьеву Александру Александровну, 24.07.2011 года рождения целях получения налоговых вычетов, пособий, оплаты труда и других целей, непосредственно связанными с трудовыми отношениями с работодателем.

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Можно ли хранить в личном деле сотрудника копии паспорта, инн, снилс и т.д.?

Если Вы храните копии личных документов в личных делах работников, во избежание претензий со стороны проверяющих органов в части хранения копий документов работников и анкет кандидатов, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов.

В личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

А еще, чтобы было указано на период работы, и что должно быть после увольнения, т.к. после увольнения работник может затребовать, чтобы его копии были уничтожены.

Вопрос Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле? Ответ Ответ на вопрос: Все необходимые сведения о работниках должны быть указаны в Т-2, трудовых договорах с ними. В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках.

Доход в каждом месяце должен быть не ниже минимального размера. Если это не так, зарплату нужно увеличить. В каких…

[attention type=green]

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

[/attention]

Для этого руководителю нужно утвердить Положение о персональных данных работника в котором по мимо основных положений прописать правила ведения и хранения личных дел.

И я как работник, например, даю разрешение сделать копии с моих документов, но запрещаю работодателям иметь в личном деле копию с моего паспорта. Вот и вам нужно по каждому документу получить разрешение на то, чтобы документы перечень конкретный хранился в личном деле у работодателя.

В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

По состоянию на сентябрь 2018 можно ли хранить копию паспорта, снилс, инн, документ об образовании в личном деле сотрудника?
Копии можете получить только чтобы предоставить работнику гарантии, предусмотренные законом или ЛА.

Получили копии предоставили гарантии уничтожили копии документально зафиксировали факт уничтожения копий.

Роскомнадзор нас проверял неделю назад, у нас в положении прописано что мы собираем и храним эти категории данных и в согласии на каждого работника тоже прописали.

К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Можно ли хранить ✋ инн в личном деле сотрудника 2019

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Единственное, иногда нужно подписать ее у начальника после подтверждения отсутствия долгов за коммунальные платежи.

Кадровики помогите, пжл-та, разобраться с копиями документов в личном деле. На просторах интернета прочитала, что за хранении копии паспорта в личном деле будут штрафовать, размер штрафа, Можно ли хранить в личном деле работника копии паспорта, воен. билета и тд? Можно ли хранить копии документов работника в его личном деле? Стоит ли хранить копии .

Исходя из принципов правового регулирования трудовых отношений, пожелания работников являются определяющим фактором.

[attention type=yellow]

Тогда Вы можете стать экспертом на данном проекте. Отвечайте на вопросы и Вы не только смоежете помочь коллегам, но и получить вознаграждение за каждый квалифицированный ответ.

[/attention]

Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

Личное дело учащегося: документы, требования, хранение

КоАП РФ 06.04.2018 Кадровые документы в электронном виде. Эксперимент Минтруда России Все новости Опрос дня Совместитель не вернулся из прогула, прислал письмо, что не вернется, уже работает в другом месте. Работодатель оформляет увольнение за прогул.

В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

И я как работник, например, даю разрешение сделать копии с моих документов, но запрещаю работодателям иметь в личном деле копию с моего паспорта.

С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

Исследовав все обстоятельства дела, судом первой инстанции сделан правильный выводу о том, что, для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д.

RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Коротко опишите суть ошибки (например: опечатка) и нажмите «Отправить» Отправить Сообщение отправлено.

[attention type=red]

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

[/attention]

Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников.

Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п.

Вместе с тем в Законе N 402-ФЗ указано, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Какие документы опасно хранить кадровикам

Требование, а также возможность снятия копий паспорта, как и обязанности их хранения, трудовым законодательством не предусмотрены.

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает следующие документы, которые должен вести работодатель: — трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации).

Как хранить паспортные данные в личном деле сотрудника

Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие.

Имеет ли право организация-работодатель делать копии с документов сотрудников и хранить их в личных делах сотрудников. Ответственности за хранение копий документов сотрудников.

По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Но, ваше Согласие это на обработку персональных данных, но я не увидела, что там указано, что именно копии с документов будут храниться в личном деле, и нет перечня этих документов, есть только перечень сведения, а это разное.

По Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;

Источник: http://electroncenter.ru/podgotovka-dokumentov/3110-mozhno-li-khranit-kopii-dokumentov-rabotnika-soderzhashhie-personalnye-dannye-v-ego-lichnom-dele.html

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1669

Нормы права
Добавить комментарий